1.  سطوح مدیریت در سازمان را توصیف کنید و بیان کنید که کار آنها چه تفاوتی با هم دارد؟

 

اعضای سازمان به دو دسته عملیاتی و مدیران تقسیم می شوند.

سطوح مدیریت  شامل  مدیران ارشد:

رهبران که خط مشی و استرتژی را شکل می دهند، اهداف را تنظیم می کنند و جهت سازمان را تعیین می کنند. مدیران ارشد مانند مدیران عالی اجرایی، رهبر تحقیق و توسعه، مدیر بخش تدارکات برای هدایت کلی و عملیاتی سازمان مسئولند. آن ها اهداف، خط مشی ها و استراتژی ها برای سازمان در سطح کلی، برای یک واحد کسب و کار اصلی یا برای یک ناحیه وظیفه ای ایجاد می کنند.

مدیران میانی/ اجرایی: که خط مشی را در شرکت بین افراد و تولیدات اجرا می کنند. مدیران میانی استراتژی های کلی و خط مشی ها را از مدیران ارشد می گیرند و آن ها را به اهداف و برنامه هایی برای مدیران صف برای پیاده سازی در سطح عملیاتی ترجمه می کنند. مدیران میانی روی حل مسائل کسب و کار مانند فراهم اوردن خدمات پاسخگویی بهتری به مشتریان و هماهنگ کردن فعالیت های کارکنان برای بهبود اثربخشی و کارایی متمرکزند. اکثر زمان انها صرف تلفن ها، شرکت در جلسات متعدد و آماده کردن گزارش ها می شود. مدیران میانی ممکن است رئیس دپارتمان حوزه یا بخش باشند.

مدیران صف: سرپرستان که فرایندهای عملیاتی را کنترل و هماهنگ می کنند و به طور مستقیم در ارتباط با نیروی کاری/ عملیاتی ها هستند. مدیران صف مسئول فعالیت های خاصی در داخل سازمان هستند. آن ها ممکن است مدیران بخش یا رهبران پروژه باشند، ارتباطات ضروری بین مدیران ارشد/ میانی و عملیاتی ها که در واقع کار انجام می دهند فراهم می آورند و اکثر زمانشان صرف همین می شود. چنین مدیرانی معمولاً زندگی پر مشغله ای دارند.


جواب سوالات فصل سوم

1.  سطوح مدیریت در سازمان را توصیف کنید و بیان کنید که کار آنها چه تفاوتی با هم دارد؟

 

اعضای سازمان به دو دسته عملیاتی و مدیران تقسیم می شوند.

سطوح مدیریت  شامل  مدیران ارشد:

رهبران که خط مشی و استرتژی را شکل می دهند، اهداف را تنظیم می کنند و جهت سازمان را تعیین می کنند. مدیران ارشد مانند مدیران عالی اجرایی، رهبر تحقیق و توسعه، مدیر بخش تدارکات برای هدایت کلی و عملیاتی سازمان مسئولند. آن ها اهداف، خط مشی ها و استراتژی ها برای سازمان در سطح کلی، برای یک واحد کسب و کار اصلی یا برای یک ناحیه وظیفه ای ایجاد می کنند.

مدیران میانی/ اجرایی: که خط مشی را در شرکت بین افراد و تولیدات اجرا می کنند. مدیران میانی استراتژی های کلی و خط مشی ها را از مدیران ارشد می گیرند و آن ها را به اهداف و برنامه هایی برای مدیران صف برای پیاده سازی در سطح عملیاتی ترجمه می کنند. مدیران میانی روی حل مسائل کسب و کار مانند فراهم اوردن خدمات پاسخگویی بهتری به مشتریان و هماهنگ کردن فعالیت های کارکنان برای بهبود اثربخشی و کارایی متمرکزند. اکثر زمان انها صرف تلفن ها، شرکت در جلسات متعدد و آماده کردن گزارش ها می شود. مدیران میانی ممکن است رئیس دپارتمان حوزه یا بخش باشند.

مدیران صف: سرپرستان که فرایندهای عملیاتی را کنترل و هماهنگ می کنند و به طور مستقیم در ارتباط با نیروی کاری/ عملیاتی ها هستند. مدیران صف مسئول فعالیت های خاصی در داخل سازمان هستند. آن ها ممکن است مدیران بخش یا رهبران پروژه باشند، ارتباطات ضروری بین مدیران ارشد/ میانی و عملیاتی ها که در واقع کار انجام می دهند فراهم می آورند و اکثر زمانشان صرف همین می شود. چنین مدیرانی معمولاً زندگی پر مشغله ای دارند.

2.     نقش های مدیریتی مینتزبرگ را نام ببرید. اطلاعات مورد نیاز بین نقش های متفاوت چه تفاوتی با هم دارند؟

مینتزبرگ ده نقش را شناسایی کرده که در سه دسته آنها را طبقه بندی می کند.

نقش های بین فردی: شامل نقش تشریفاتی ، رهبری و رابط هستند.

نقش تشریفاتی که وظیفه نمادین در سازمان بر عهده دارد مانند بردن یک مشتری برای ناهار

نقش رهبری که برای همه مدیران هست با یک حیطه وسیع تر یا محدودتر مانند منضبط نمودن کارکنان، برانگیختن، آموزش

نقش رابط که مدیران بایستی در جستجوی افرادی باشند که می توانند بر موفقیت سازمان مؤثر باشند مانند اعضای کمیته، مشتریان، نمایندگان دولت، مشتریان

نقش های اطلاعاتی

شامل کنترل، نشر دهنده و سخنگو می باشد

مدیران به عنوان کنترل کنندگان، اطلاعات را از بیرون از مرزهای سازمان دریافت و جمع اوری می کنند مانند شایعات غیر رسمی در ارتباطات یا جلسات رسمی در سازمان های دیگر، چنین اطلاعاتی فیلتر شده و تصمیمی مناسب اخذ می شود

مدیران به عنوان نشر دهنده اطلاعات را با زیردستان تسهیم می کنند. این اطلاعات طور دیگری امکان ندارد که به آنها دست یابند و ممکن است نیاز باشد محرمانه باقی بمانند در اینجا مدیر باید قضاوت درست و صحیحی از این که چه چیزی مهم و مربوط هست و چه چیزی نیست استفاده کنند.

مدیران به عنوان سخنگو سازمانشان را به بیرونی ها ارائه می دهند مانند نمایندگان اصلی شرکت نفت که مصاحبه های تلویزیونی انجام می دهند.

نقش های تصمیماتی

شامل کارآفرین، برخورد با آشوب، تخصیص دهنده منابع و مذاکره کنندگان است

کارآفرینی با نوآوری و تغییر، طراحی تغییرات برنامه ریزی شده برای بهبود موقعیت سازمان در رابطه هست. مدیران این نقش را موقعی که وارد یک کسب و کار جدید می شوند یا پروژه جدیدی را شروع می کنند انجام می دهند.

نقش برخورد با آشوب شامل فعالیت های صحیح در جواب به مسائلی هست که از قبل پیش بینی نشده اند. مانند شکستن قراردادها بوسیله تأمین کنندگان یا مشتریان، اعتصاب ها و ...

یک مدیر تخصیص دهنده بایستی منابع مالی و فیزیکی و انسانی را به طور مناسب تخصیص دهد. مانند میزان تخصیص بودجه برای تبلیغات

و در نهایت مدیران با افراد یا گروهها برای رسیدن به توافق مذاکره می کنند. مذاکرات ممکن است بین کارکردها، بخش ها در سازمان یا با گرههای بیرونی مانند دولت و تأمین کنندگان باشد.

این نقش ها به اطلاعات متفاوتی نیاز دارند:

نقش های بین فردی شامل ارتباطات داخل و بیرون سازمان هستند. اطلاعات برای ارتباطات نیاز هستند ( از طریق ایمیل، کنفرانس ها، چارت ها،نمودارها)

نقش های اطلاعاتی به اطلاعات سازمانی که واضح، قابل فهم، شفاف و در زمان مناسب در دسترس باشند نیاز دارند مانند مدل ها، چارت ها، صفحه گسترده

نقش های تصمیماتی به اطلاعاتی در شکل گزارش های برنامه ریزی و کنترل برای تصمیم گیری و توضیح تصمیمات، ارزیابی سرمایه و موجودیت منابع، گزارش های منظم نیاز دارند

 

3.     چرا برنامه ریزی مهم است؟

برنامه ریزی مهم است چون اهداف سازمانی را تعریف می کند، یک استراتژی را برای دستیابی به این اهداف ایجاد می کند و یک چارچوبی را برای برنامه ریزی برای انسجام  و هماهنگی متناسب فعالیت های کسب و کار توسعه می دهد. برنامه ریزی با هر دوی اهداف و ابزارها در ارتباط است ( چه کاری انجام شود و چگونه). مدیران به برنامه ریزی برای هدایت نیاز دارند، برای کاهش تأثیر تغییر، به حدأقل رساندن تکرارها و تنظیم استانداردها برای کنترل. ارزش کنترل در ارتباط با برنامه ریزی است. فعالیت ها برای اطمینان از این که در جهت برنامه ها هستند کنترل شده و اگر نباشد ضرورتاً اقدامات اصلاحی صورت می گیرد.

4.     انواع اصلی برنامه ها در سازمان کدامند؟

برنامه ریزی استراتژیک: در سطح بالای سازمان صورت می گیرد، به دنبال هدایت کلی سازمان است، دوره زمانی گسترده بین دو تا ده سال را پوشش می دهد، اطلاعات برای برنامه ریزی استراتژیک از منابع درونی مانند توانمندیها، مهارتها، ماشین آلات و تجهیزات یا از منابع بیرونی مانند وضعیت اقتصادی، نوآوری های تکنولوژیکی، گرایشات سیاسی به دست می اید

برنامه ریزی تاکتیکی: دارای دوره زمانی میان مدت می باشد و برنامه ریزی استراتژیک را به عملیاتی بر می گرداند.

برنامه ریزی عملیاتی: با فنونی برای کمک به مدیران صف وعملیاتی که کارشان را بهتر انجام دهند در ارتباط است، فعالیت های ضروری را لیست می کنند، به کارهایی که باید انجام شود در یک دوره زمانی خاص جهت می دهند، معمولاً ماهانه هفتگی یا روزانه هستند و تأکید بر اهداف موجود دارند.

5.     چه نوع از اطلاعاتی برای برنامه ریزی مورد نیاز هست؟

اطلاعات پیشگویانه و تاریخی: برای نتیجه گیری از تجربیات گذشته و برنامه ریزی برای آینده مهمند.

اطلاعات توصیفی ممکن است در ارتباط با تجربیات قبلی باشند که در برنامه ریزی سودمندند.

اطلاعات احتمالی برای ایجاد پیش بینی با هدف برنامه ریزی سودمندند

اطلاعات برای برنامه ریزی ممکن است کمی ،کیفی یا ترکیبی از هر دو باشند که کم یا زیاد می توانند ساختاردهی شده باشند و اغلب ترکیبی از اطلاعات رسمی و غیر رسمی از منابع متعدد، داخل سازمان یا بیرونی بسته به سطح برنامه ریزی می باشد.

6.     فرایند برنامه ریزی پروژه IS را توضیح دهید؟

در ابتدا کل تیم پروژه بایستی پیشینه و ارتباط آن با کسب و کار را بفهمند. همچنین بایستی آورنده و حامی سیستم جدید به کاربران معرفی شود  چون ارتباطات خوب بین تیم پروژه و کاربران یک پیش نیاز اساسی موفقیت است. داده ها ممکن است از پروژ ه هایی که قبلاً در سازمان اجرا شده جمع آوری شوند ( استفاده از تجربیات گذشته). به طور مشابه پروژه هایی که توسط رقبا انجام شده اند در بنچ مارکینگ ممکن است  سودمند باشد.

معیارهای برنامه ریزی: در دسترس بودن بودجه برای توسعه پروژه، مقیاس زمان در سیستم توسعه یابد، پیاده سازی زمان مورد انتظار، در دسترس بودن کارکنان برای پروژه، سخت افزار و نرم افزار ضروری برای ادامه زندگی سیستم، نگهداری، تعهد بخش کاربران.

ابزارهای برنامه ریزی: نمودارهای میله ای، PERT، PRINCE. نمودارهای میله ای ساده ترین شکل ابزار های برنامه ریزی هستند که در آن ها فعالیت ها با توجه به زمان موردنیازشان ترسیم می شوند و محدودیت آن مشکل زمان بندی تلاش برای فعالیت هاست. ارزیابی برنامه و تکنیک های بازنگری (PERT) برای پروژه های وسیع استفاده می شوند و بر روی کنترل عنصر زمان در کل پروژه برای براورد هدف متمرکز است همچنین گزارش پیشرفت ارزشمندی می توان به کمک آن تولید کرد. PRINCE ( پروژه در یک محیط کنترل شده). روی تولید و تحویل کالا در محدوده زمانی توافق شده، با یک هزینه تأیید شده و با برآورد معیار کیفیت تصریح شده متمرکز است.

PRINNCE دارای سه سطح از برنامه ریزی است: 1. برنامه ریزی پروژه که فعالیت های اصلی کل پروژه را نشان می دهد و دارای دو برنامه فنی ( شکسته شدن پروژه به مراحل کاری) و برنامه منابع (میزان هر نوع منبع که استفاده می شود را تخمین می زند) است.2. برنامه مراحل شامل دو برنامه فنی (تولیدات و فعالیت های مراحل را نشان م دهد) و منابع ( منابعی که برای تکمیل مراحل نیاز هست) است.3. برنامه جزئیات (Detail plan) موقعی که نیاز به شرح فعالیت های مراحل با جزئیات بیشتر هست. در پایین ترین سطح هم برنامه کار فردی وجود دارد. خارج از این سلسله مراتب برنامه استثنائات نیز هست مانند هزینه های پیش بینی نشده.

گام های برنامه ریزی پروژه

نیازسنجی، مطالعه امکان پذیری،تصمیمات ساخت یا خرید، دامنه پروژه، روش بحرانی ( توالی منطقی فعالیتها را نشان می دهد)، زمان بندی، هیستوگرام منابع ( بکارگیری بالا یا پایین منابع را نشان می دهد)، برنامه ارتباطات (جمع آوری و نشر اطلاعات متناسب)، برنامه های مرتبط با مدیریت و کیفیت ریسک

 

7.     چرا کنترل مهم است؟

مدیران عملکرد سازمان را بواسطه مقایسه پیامدهای واقعی با اهداف برنامه ریزی شده قبلی کنترل کرده و اقدامات اصلاحی را انجام می دهند. همه مدیران بایستی در فرایند کنترل درگیر شوند. حتی اگر بخش هایشان به طور برنامه ریزی شده کار انجام می دهند چون همیشه ضروری است که عمکرد واقعی با مطلوب برای تنظیم استانداردها مقایسه شود. یک سیستم کنترل اثربخش یک سنجش از میزان اهداف سازمانی برای دستیابی فراهم می اورد.

8.     فرایند کنترل را شرح دهید.

فرایند کنترل شامل سه گام است. 1. سنجش عملکرد واقعی: که مهم است بدانیم چه چیزی و چگونه باید سنجیده شود. برخی معیارهای کنترل به طور گسترده استفاده می شوند مانند نرخ های بازده، بودجه، رضایت شغلی مدیران چیزی را که نمی توانند بسنجند نمی توانند کنترل کنند. اینکه چگونه باید سنجیده شوند از چهار روش استفاده می شود: مشاهدات شخصی ( دانش کامل و دسته اول را در اختیار ما می گذارد)، گزارش های آماری: مانند گراف ها، نمودارهای میله ای که گرایش به محدود شدن در ناحیه های کلیدی خاصی دارند.گزارش های شفاهی و گزارش های مکتوب که بهتر است ترکیبی از این روش ها استفاده شود.2. مقایسه: عملکرد واقعی که در نتیجه سنجش بدست آمد با عملکرد مطلوب مقایسه می شود.3. اقدام مدیریتی: که مدیر در پایان تصمیم می گیرد که کاری انجام نشود، عملکرد واقعی اصلاح شود یا فرایندها و روش ها اصلاح شوند.

شکل فرایند کنترل

فعالیت برای کنترل شدن

تعریف ویژگی های کلیدی

تنظیم استانداردها

جمع آوری اطلاعات

مقایسه

شناخت مشکل، اصلاح و ممانعت از تکرار آن

رضایت

نارضایتی

 

 

 

 

 

 


9.     کدام انواع کنترل به خوبی کار می کنند و چرا؟

سه نوع کنترل نام برده شده 1. تفویض/ عدم تفویض 2. رسمیت/ عدم رسمیت 3. درجه نظارت شخصی. که نمی توان گفت کدام به خوبی کار میکند هر کدام از آنها در بعضی مواقع بهتر جواب می دهد

10.                        فرایند کنترل پروژه IS را توضیح دهید؟

ساختار گزارش ها: پروژه های ساده با تیم های کمتر از 6 کارمند جایی که ماکسیمم فعالیت دارند به یک ساختار ساده نیاز  دارند. در پروژه های بین 6 تا 20 نفر برای رهبر پروژه غیر ممکن است که هر کدام از اعضای تیم را به طور شخصی کنترل کند بنابراین تیم به واحدهای منطقی شکسته می شود و هر واحد به وسیله یک رهبر سرپرستی می شود.

روش های گزارش دهی: با پیشرفت پروژه گزارش ها می تواند به صورت شفاهی یا مکتوب، رسمی یا غیر رسمی، مکرر یا غیر مکرر بر اساس نوع و اندازه پروژه است. گزارش مکتوب منظم احتمالاً مکانیسم گزارش دهی مؤثرتری هستند.

سیستم های کنترل: نمودارهای میله ای، PERT، PRINCE.

کنترل شامل مراحل زیر است: 1.کنترل در ابتدای پروژه که شامل جلسات رسمی است.2. کنترل ارزیابی مرحله پایانی که در انتهای مراحل پروژه الزامی است. 3.کنترل ارزیابی در مراحل میانی که اختیاری است. 4.کنترل های ایست بازرسی و گزارش های شفاف که ایست بازرسی جلساتی هست برای جمع آوری اطلاعات  و پی بردن به مشکلات و گزارش ها خلاصه جلسات ایست بازرسی هستند. 5. و در نهایت کنترل بسته شدن پروژه که در پایان مراحل می آید

11.                        فرایند تصمیم گیری را توصیف کنید.

این فرایند شامل تقاضای یک تعداد سؤالات مربوط برای دستیابی به بدیل های کلی تر و ارزیابی آن هاست، همین طور انتخاب و کنترل بهترین راه حل ها. فرایند تصمیم گیری شامل 1. هوش: که اشاره به مسائل یا فرصت هایی که نیاز هست تصمیم اخذ شود بواسطه پردازش اطلاعات دارد.2. طراحی: راه حل های ممکن برای مسائل یا فرصت های ممکن شناسایی می شود، معیارهای تصمیم و ارزش متناسب با آنها توسعه می یابد. 3. انتخاب: گزینش در میان گزینه های شناسایی شده و راه حل ها برای دستیابی به پیامد مطلوب. 4. پیاده سازی: پیاده سازی راه حل انتخاب شده بواسطه اقدامات برنامه ریزی و سازماندهی شده. 5. بازنگری/ ارزیابی: برای کنترل این که راه حل های انتخاب شده خوب عمل می کنند یا خیر که این می تواند در اخذ تصمیمات بعدی مفید باشد.

 

 

هوش

طراحی

انتخاب

طراحی

بازنگری/ ارزیابی

شکل فرایند تصمیم گیری:

 

 

 

 

12.                        گروه اندیشی چیست؟

گاهی وقت ها در تصمیم گیری گروهی افراد  تحت تأثیر نظر دیگران قرار میگیرند و ممکن است آن چیزی که به آن اعتقاد دارند بروز ندهند نشانه این نوع رفتار می تواند موارد زیر باشد: 1- حذفیات در بدیل های پیمایشی ( حذف بدیل ممکن است به درستی صورت نگیرد) 2- هزینه و ریسک گرینه ترجیح داده شده که به صورت ناکارآمد بیان شده ( گزینه هایی که از نظر آنها پیامد منفی دارند به راحتی کنار می گذارند) 3- کاوش برای اطلاعات سطحی و ناقص است. 4- سوگیری و گزینش در پردازش اطلاعات موجود

13.                    شکاف تصمیم چیست؟

اکثر تصمیماتی که بایستی به موقع و درست اخذ شوند ممکن است اشتباه گرفته شوند. تصمیمات عجولانه یا سریع به ندرت اثربخش اند، یا تصمیماتی اند که بر مبنای حقایق نیستند. تصمیمات بهتر گرایش به تکیه بر تلفیق تجربیات قابل اعتماد و اطلاعات مرتبط دارند. اکثر وقت ها، نه همیشه چنان اطلاعاتی کامل نخواهند بود چون در دسترس نیستند یا دسترسی به آنها در یک چارچوب زمانی مطلوب هزینه بر است که این همان شکاف تصمیم است. یک شکاف توسط تصمیم گیرنده پر می شود که به مهارت وی در تلفیق دانش مورد نیاز و تجربیات قبلی بستگی دارد.(شکل در پاورپوینت)

14.                       چگونه تصمیم گیری با سطوح مدیریت تغییر می کند؟

    تصمیمات استراتژیک/ بلندمدت: مانند تنوع در بازارهای بین المللی یا پیاده سازی استراتژی IT/IS جدید. که چنان تصمیماتی  غیرتکراری هستند و متمرکز بر ارتباط سازمان با محیط بیرونی اند.

تصمیمات فنی / میان مدت: مانند افزایش ظرفیت تولید.به ندرت تکرار پذیر هستند

تصمیمات عملیاتی/ کوتاه مدت: تکراری، نتایج سریع رخ می دهند و  به واسطه رویه های شکل یافته در سطح تاکتیکی پوشش داده می شوند. مانند کنترل انبار، توزیع کارکنان در فعالیت های متفاوت

اطلاعات

تصمیم

سطوح مدیریتی

بازنگری/ خلاصه

بلند مدت

استراتژیک

منظم / update

میان مدت

تاکتیکی

Detail/ روزانه

کوتاه مدت

عملیاتی

 

15.              چه تفاوتی بین تصمیمات برنامه ریزی شده و غیر برنامه ریزی شده هست؟

تصمیمات برنامه ریزی یکنواخت هستند و تعریف شفافی دارند مانند صورتحساب، مبنای رسیدگی و کنترل فهرست. تصمیمات برنامه ریزی نشده برای این که به طور کامل تعریف کنند مشکل تر هست. روش اخذ تصمیم ممکن است غیر شفاف یا ناشناخته باشد چون احتمالاً در گذشته اتفاق نیفتاده اند. به عنوان نمونه موضوعات استراتژیک، ملاحظات اخلاقی.